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Sistemas de información gerencial.

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Importante: El presente artículo / trabajo / tp se encuentra en su formato original, el mismo no ha sido editado, por tal motivo es posible que se encuentren presentes errores ortográficos y/o gramaticales.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Universidad Santa María

Decanato de Post-Grado

Gerencia de Tecnología de la Información.

Tecnología de la Información I

Profesor: José Gómez

  

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

 

 

DURAND, Edward. C.I. N°: 6.305.176.

ESCALONA, José Gregorio. C.I. N°: 6.839.487.

NÚÑEZ, Merlly. C.I. N°: 6.670.774.

SÁNCHEZ, Alejandro. C.I. N°: 8.991.731.

 

Caracas, noviembre 1999

 

INDICE

 

CONTENIDO

PAGS.

 

Introducción

02

Sistemas de información como arma estratégica

03

Sistemas de información gerencial

05

Capacidades de un sistema de información gerencial

08

Cómo utilizar la información para tomar decisiones

09

Cómo puede ayudar un sig efectivo a un administrador

09

Cómo funciona un sistema de información gerencial

09

¿De dónde viene la información gerencial?

09

Cómo desarrollar un sistema efectivo de información gerencial

10

Cómo diseñar o evaluar un sistema de información gerencial

10

Optimización de un sistema de información gerencial

11

Herramientas y técnicas

16

Glosario

23

Bibliografía

24

 


INTRODUCCION

 

Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta.

 

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos. En contraste, la información formal generalmente llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes generalmente son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que puede no ser confiable o es difícil de interpretar.

 

 

En este trabajo se presentan los tópicos de mayor relevancia en el diseño y uso de los Sistemas de Información Gerencial como herramienta rutinaria de trabajo de los administradores y ejecutivos en general. 

 


SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ARMA ESTRATÉGICA

 

Al considerar el término “oficina del futuro” de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.

 

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez mas información para poder realizar decisiones acertadas.

 

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.

 

Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.

 

El papel adecuado de los computadores dentro del Proceso de Gerencia Estratégica, es visto de la forma siguiente:

a)      Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,

b)      Se  considera  como  un  marco  que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,

c)       Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas,

d)      Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.

 

La Tecnología de Computadores, ha invadido todos los sectores de la sociedad. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónicas, los computadores tipo escritorio, la transferencia electrónica de fondos, las paginas electrónicas para simulación y los sistemas de apoyo a decisiones estratégicas, son algunas de las  muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.

 

“Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su capacidad de ampliación y de juicio.”…GAO Report PAD-80-21. p. 17.

 

La tecnología de computadores se encuentra invadiendo todos los sectores de la sociedad, creando una conmoción comparable a la revolución industrial. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónica, los computadores tipo escritorio, las transferencias electrónicas de fondos, las páginas electrónicas para simulaciones y los sistemas de apoyo a las decisiones estratégicas son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.


SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supersistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros.

 

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de los datos.

 

Todos los sistemas de información implican tres (3) actividades principales; reciben datos como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información manuales, electromecánicos y computarizados. En tres (3) funciones:  Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

  

Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones

 

Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para manejar transacciones en el nivel operativo, pero no es un  Sistema de Información Gerencial. Ejemplo:

 

Sistema de Información para Administradores

 

En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información creada por computadora, esta información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto plazo, control administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los programas de computo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y están siendo procesada  para detectar  en  forma automática circunstancias excepcionales que requieren la atención del administrador.

 

Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una  transacción  de ventas o una de crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los informes para control administrativo están basado en resúmenes de los archivos maestros transacciones y no en las transacciones directamente.

 

Sistemas de Información de Informes Financieros Externos

 

Casi todas las empresas deben preparar informes financieros para distribuirlos a otras personas fuera de la organización y otras organizaciones; ésta es una de las formas en que una organización interactúa con su medio. Por ejemplo, a los principales acreedores que desean conocer la probabilidad  de que el dinero  que se les debe les sea pagado y a los accionistas, para informales del estado financiero de compañía.

                       

Estos informes externos pueden tener propósitos limitados ( los que envían a las oficinas del gobierno, del seguro social o impuestos retenidos); o bien, estados financieros con propósito general, como hojas  de balance de la compañía y estados de ingresos. Con frecuencia debe diseñarse un subsistema especial que genere informes con propósito limitados, como los que se envían en las oficinas del gobierno.

 

Existe mucha interrelación entre estos sistemas y los de información administrativos, aunque sus propósitos sean distintos. De cierto, como mucha de la información financiera necesaria para los administradores y los usuarios de información externa es similar, algunas organizaciones, en especial las más pequeñas, diseñan sus sistemas de información para que sean útiles, tanto para elaborar informes financieros externos, como para los propósitos administrativos, esta práctica no permite a los administradores tener un sistema de informes internos acorde  con sus necesidades.

 

Sistema de Información de Propósito Externo

 

Sistema de Información de Inteligencia

 

En la mayoría de las organizaciones que tienen un plan a largo plazo, éste es un plan maestro desde el punto de vista de que hay otros sistemas de planeación subordinados, e integrados con el sistema de planeación a largo plazo, como  se verá a continuación:

 

Un sistema de información de inteligencia de negocios reúne y analiza sistemáticamente la información acerca del ámbito social, político, legal, regulatorio y económico de uno o más países, así como de la salud y prospectos futuros de la industria en la que se encuentra la organización y acerca de sus competidores pueden descubrirse los patrones que, por ejemplo, indican un cambio inminente o que sugieren las estrategias de largo plazo de compañías competidoras.

 

No obstante, proporcionan información para la planeación que, de otra manera los administradores no recibirán. Estos sistemas también reducen la cantidad de tiempo que los administradores deben dedicarse a reunir la información de la planeación, lo que les deja más tiempo para lo que es la planeación en sí misma.

 

Por lo general, un sistema de información de inteligencia es casi independiente de los otros sistemas. Debido a que la mayoría de la información reunida  está dirigida a la planeación estratégica, aunque una parte puede ser útil para la planeación de corto plazo o para actividades de operación.

CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado permite a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización y compararlas con las capacidades de la computadora.

 

Un sistema de información para la administración particular puede tener varias capacidades técnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se oye comúnmente acerca de que: una computadora es sólo una sumadora de alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de información gerencial tenemos:

 

·         Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia  puede generar ventas en efectivo y a crédito, devoluciones órdenes comunes etc., cada una para cientos de productos diferentes. Además se realizan muchos tipos de procesamiento que solo están relacionados indirectamente con actividad de ventas.

·         Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de procesamiento por lote es de una sola transacción, en el cual cada operación entra sola en el sistema de computo. En general el procesamiento por lote de una sola transacción se usa cundo al acelerar la velocidad del procesamiento se proveen ventas significativas, como la entrega anticipada de mercancía vendida.

·         Comunicación de datos y conmutación de mensajes: Dos o más sistemas de computadoras pueden unirse por medio de líneas telefónicas u otro método de transmisión para que los datos de transacciones, archivos de registros y programas. la conmutación de mensajes usa esta red de comunicaciones  de computadoras. El cambio de mensaje implica un sistema de “correo electrónico“, por medio del cual los administradores de una organización mandan cartas o mensajes a los administradores de otros lugares.

·         Entrada de datos y actualización de archivos remotos: utilizar los sistemas de comunicación de datos permite captar las transacciones en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su procesamiento.

 

 

CÓMO UTILIZAR LA INFORMACIÓN PARA TOMAR DECISIONES

 

Un sistema de información gerencial operativo es particularmente importante en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el sistema de información gerencial no produce información completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones incluyen:

·         Selección apropiada de objetivo para fijar metas;

·         Selección apropiada de formas de distribución de productos y servicios

·         Coordinación de actividades del sector público y del sector privado;

·         Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos y servicios;

·         Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción de los clientes.

CÓMO PUEDE AYUDAR UN SIG EFECTIVO A UN ADMINISTRADOR

 

Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.

 

Para determinar si el sistema de información gerencial es efectivo, hay que contestar a las siguientes preguntas:

¿Se recolecta la información en forma continua y regular?

¿Es confiable la información recolectada?

¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?

¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?

¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?

 

 

CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de funciones de una organización lo que permite a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral. Un sistema de información gerencial no necesita ser complejo. Debe proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la planeación, seguimiento y evaluación se tomarán de diversas fuentes.

 

 

¿DE DÓNDE VIENE LA INFORMACIÓN GERENCIAL?

 

Por lo general, la información se origina en los distintos "subsistemas" de una organización, tales como: la infraestructura de servicio, el departamento de personal, el departamento de finanzas, el departamento de administración de suministros, el departamento de infraestructura física, etc. La información llega en varios tipos de registros, entre ellos: archivos, formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales, encuestas y estudios especiales que son preparados por el personal en los diferentes niveles y departamentos.

 

Si la información es completa, exacta, regular y puede ser integrada, los gerentes podrán determinar si la empresa está logrando sus objetivos, si los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la organización se encuentra en el camino correcto para ayudar al país a alcanzar sus objetivos socioeconómicos, demográficos, etc.

 


CÓMO DESARROLLAR UN SISTEMA EFECTIVO DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente, una tarea organizacional de gran envergadura.

 

Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren que se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera, pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de información gerencial sin que esto represente una gran carga para la organización. Si el proyecto es grande, es probable que se requiera trabajar estrechamente con el experto en SIG. En conjunto llevarán a cabo los pasos necesarios para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que funciona y lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño, el administrador puede responsabilizarse de este proceso.

 

 

CÓMO DISEÑAR O EVALUAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

 

Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.

 

Es muy probable que éstas seguirán una serie de pasos para obtener una visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si necesitan hacerse cambios, así como qué cambios aseguran que el sistema de información cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos más importantes son los siguientes:

 

PASOS PARA ANALIZAR EL SIG

 

1.       Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)

2.       Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.

3.       Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.

4.       Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

5.       Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.

6.       Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores.

7.       Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

8.       Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.

 

Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es necesario reunirse con el personal, con colegas de otros servicios y clientes. Es importante recolectar la información de manera sistemática, anotando las respuestas claramente para que puedan revisarse más tarde.

 

OPTIMIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: QUÉ PREGUNTAR, QUÉ OBSERVAR, QUÉ VERIFICAR

¿El sistema de información ayuda a planear, monitorear y evaluar?



Qué preguntar:


¿Proporciona el sistema información sobre lo siguiente? ¿Ayuda el sistema al personal en lo siguiente? ¿Permite el sistema acceder a información detallada en lo siguiente?
Qué observar: Qué verificar:
de la planeación Demanda de métodos de PF. Utilización de los servicios existentes. Cobertura de la población. Determinar objetivos generales y específicos. Componentes del programa. Resultados por regiones. Grupos poblacionales.
del monitoreo Obtención de metas. Uso de métodos. Costo de los servicios. Identificar y resolver problemas. Logros por actividad. Utilización del personal. Gastos.
de la evaluación Número de:
Nuevos usuarios .
Nuevos clientes.
Usuarios activos.
Cambio de métodos.
Abandonos.
Determinar el énfasis del programa en el futuro. Determinar si se está alcanzando sus objetivos. Resultados por unidad.
Resultados agregados.
Resultados comparativos.

 

¿ El sistema de información funciona efectiva y eficientemente?


Qué preguntar:


¿Incluye el sistema los siguientes componentes? ¿El sistema es fácil y simple de usar? ¿Satisface el sistema a los usuarios?
Qué observar: Qué verificar:
Fuentes de información rutinaria Archivos.
Registros.
Formularios especiales.
Tiempo para llenar la información.
Redundancia en los datos.
El propósito de todos los instrumentos es conocido.

 


 

¿ El sistema de información funciona efectiva y eficientemente?


Qué preguntar:
Personas que usan la información La dirección.

Personal a cargo de progs.
Personal administrativo.
Miembros de la comunidad.
Los resultados están disponibles cuando se les necesita. La información es consultada antes de llevar a cabo las decisiones.
Recolección de información especial (no rutinaria) Investigaciones.
Grupos focales.
Entrevistas de salida.
Evaluación rápida.
Puede llevarse a cabo cuando se detectan vacíos en la información. Puede llevarse a cabo con un esfuerzo y costo razonables por los miembros del personal.
Capacidad de informe Análisis.
Presentación.
Conclusiones.
Claridad.
Precisión.
Que esté completo.
Puntualidad.
Se entienden la información y su interpretación.
Disponibili-dad de la información Comunicación.
Retroalimentación.
Fuente y destino de los informes. El personal en todos los niveles tiene la información que necesita para trabajar.

 

Cómo procesar los resultados del análisis del SIG

 

Cuando finalizan los pasos necesarios para conocer el SIG, hay que analizar los resultados. A continuación se enumeran algunos enfoques para hacer el análisis y algunos temas específicos que permiten mostrar si el sistema de información gerencial cubre las necesidades de la organización.

 

 

Necesidades de información

 

Considerar las necesidades especiales de información de la organización. Por ejemplo:

 

¿Se encuentra el producto/servicio en una fase de desarrollo incipiente o avanzada? Considerar que:

·         Un producto/servicio que acaba de comenzar, requiere de información básica, tal como número de usuarios nuevos y número de usuarios regulares, etc.

·         Un producto/servicio que llega a todos los miembros del grupo objetivo, necesita información para evaluar la calidad de los servicios.

 

¿El producto/servicio es completamente financiado o los clientes pagan por los servicios? Considerar que:

·         Un programa subsidiado, necesita información sobre el número de clientes por cada servicio para establecer tasas para los reembolsos.

·         Un programa en el cual los usuarios pagan por los servicios que reciben, necesita información sobre todos los costos que tienen relación con los servicios para determinar tarifas justas y accesibles. Cuando se cobra por los servicios, mejora la confiabilidad de la información recolectada porque se tienen parámetros distintos para evaluar tales servicios.


 

Tipos de información disponible

 

Considerar el tipo de información disponible en formularios, registros y archivos para la toma de decisiones. Por ejemplo:

·         Los registros de usuarios pueden proporcionar información importante sobre el perfil de los clientes.

·         Los archivos pueden dar información importante sobre usuarios nuevos, activos y sobre aquellos que cambiaron a otro método.

 

Información que no se registra

 

Considerar la información que se requiere y que no se encuentra en los registros, archivos y formularios existentes. Por ejemplo es posible que:

·         Los registros de usuarios pueden no proporcionar información acerca de efectos secundarios y complicaciones, ni sobre usuarios que abandonan el producto/servicio

·         Los registros o informes de supervisión pueden no dar información sobre la calidad de los servicios prestados

·         Los registros pueden no establecer distinciones entre los usuarios activos y los nuevos.

·         Los formularios utilizados pueden no brindar información oportuna sobre el consumo de productos lo cual es necesario para determinar la cantidad que se necesita y cuándo se deben solicitar dichos productos.

 

Frecuencia de la recolección de información

 

Determinar qué información se necesita regular y frecuentemente y qué información se requiere sólo periódicamente. Por ejemplo, es posible que:

·         La información sobre los usuarios nuevos y sobre métodos que se solicitan por primera vez, se necesite regular y frecuentemente para dar seguimiento en la cobertura de objetivos a niveles local y regional.

·         La información de tipo demográfico, se requiera con menos frecuencia, para ayudar en la planificación de un producto/servicio.

·         La información financiera, se requiere regular y frecuentemente para llevar un control de los gastos y de los presupuestos.

 

Métodos de recolección de la información

 

Considerar métodos de recolección de información simples y económicos, para complementar la información suministrada por los registros y los formularios. Por ejemplo:

·         Las evaluaciones rápidas (o las encuestas a pequeña escala), son útiles para obtener información en temas tales como el cambio de métodos, los usuarios que abandonan el producto/servicio.

·         Los grupos focales (discusiones guiadas en un grupo seleccionado de personas), proporcionan buena información de los usuarios, sobre las razones para la satisfacción o insatisfacción con los servicios y de otro tipo o con el personal, la efectividad de los mensajes la receptividad y disposición de ciertos grupos hacia el producto/servicio, etc.

·         Pequeños proyectos de investigación operacional, informan sobre diferentes formas de distribución de producto/servicio o sobre la efectividad de canales de distribución de los sectores público y privado.

 

Análisis e interpretación

 

Considerar cómo diferentes grupos de trabajo pueden utilizar la información de producto/servicio para mejorar su desempeño. Por ejemplo, puede que:

·         La dirección requiera información resumida sobre el costo y calidad de los servicios, sobre la satisfacción de los clientes y sobre las razones para descontinuar o cambiar métodos, y para determinar cómo mejorar las estrategias y calidad del programa.

·         Los supervisores necesiten información sobre el número de usuarios que serán atendidos por cada trabajador para determinar los medios más efectivos para apoyar el trabajo y hacer un mejor seguimiento del mismo.

·         Los trabajadores necesiten información sobre los requerimientos de cada usuario para planear visitas de consejería.

 

Formato y contenido apropiados de los informes

 

Considerar si se cuenta con la información apropiada, de utilidad y en el momento en que se requiera. Por ejemplo, es posible que:

·         Los trabajadores, utilicen mapas de la zona para tener un registro de la residencia de los usuarios y qué tipo de producto/servicio usan.

 

Cómo dar retroalimentación

 

Considerar cómo utilizar la información para dar una retroalimentación efectiva al personal. Por ejemplo:

·         Los supervisores pueden motivar al personal a trabajar más activamente permitiéndole comparar su desempeño con el de sus compañeros.

·         La retroalimentación puede utilizarse para mostrar los logros del programa que pueden ser útiles para generar apoyo político.


Acciones para mejorar el sistema de información

Maneras sencillas para mejorar el SIG

 

La revisión por parte del administrador sirve para indicar en qué áreas debe mejorarse el SIG. Hay muchas formas en las cuales un sistema de información puede desarrollarse. Muchas de las mejoras podrán hacerse mediante:

·         La eliminación de información innecesaria;

·         El mejoramiento de los informes en los cuales se hace la retroalimentación;

·         Involucrando al personal en el uso regular de la información para planear, supervisar y evaluar sus actividades.

 

A continuación se describen ejemplos de acciones simples que pueden incrementar la efectividad del sistema de información:

Recolección de datos: Los registros con frecuencia son ilegibles porque no hay suficiente espacio para registrar la información requerida. Este problema puede resolverse eliminando la información innecesaria y rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias hechas por el personal. Este personal requiere capacitación sobre el uso de los nuevos formularios.

Registro de datos: Los miembros del personal cometen muchos errores al totalizar la información de los registros. Las hojas de resumen simples con instrucciones y capacitación en su uso, pueden ayudar a reducir estos errores matemáticos.

Análisis e interpretación de los datos: Los supervisores pueden no utilizar la información mensual del número de usuarios para hacer el seguimiento al desempeño de cada trabajador, porque los informes pueden ser difíciles de leer. Es posible que una gráfica que ilustre el desempeño de cada trabajador puede mejorar el seguimiento y de paso el desempeño de los trabajadores.

La dirección debe concientizar al personal de los servicios sobre la importancia de una recolección, tabulación y análisis exactos de los datos para los informes. Una de las formas de lograr esto consiste en utilizar los datos como medio para evaluar el desempeño del personal de los servicioscos y para proporcionar retroalimentación.

 

Mantener el SIG en el camino correcto

 

Mientras se desarrolla o mejora el SIG, es necesario revisarlo periódicamente para ver si se mantiene en el camino correcto. Para verificar si el sistema de información cubre las necesidades, es útil aplicar los siguientes criterios:

·         El SIG es ahora más accesible, es decir, después de una adecuada orientación y capacitación, el personal puede utilizarlo.

·         El SIG ya no es una carga para el personal. Los trabajadores en todos los niveles perciben al SIG como una herramienta de administración importante y no como un conjunto de tareas difíciles, ni como una pérdida de tiempo.

·         El SIG es una ayuda para tomar decisiones informadas.

·         Se tiene una idea clara sobre el por qué se recolecta cada uno de los datos.

·         La información es ahora más actualizada, confiable y exacta.

Si existe un acuerdo sobre cada uno de estos puntos mientras se trabaja en mejorar el SIG, es seguro que se va en la dirección correcta.

 

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

 

Tablero de Control Gerencial

 

Una nueva herramienta para el control estratégico de empresas, que le permite contar con claros indicadores de gestión, solo unas horas después de finalizado el mes.

 

Dirigido a aquellas empresas que, aún generando esta información en diversas áreas, no poseen los mecanismos para su rápido análisis.

 

ELEMENTO INDISPENSABLE PARA GENERAR UN SEGURO CONTROL DE LA EMPRESA.

Concepto: El TCG es la herramienta que permite a la Dirección integrar la información clave para tomar decisiones empleando datos provenientes de los distintos sectores y sistemas de la empresa

Acción: Actúa como sensor para mostrar los "datos clave" de la gestión en forma inmediata a los acontecimientos de forma de permitir las acciones correctivas necesarias.

Destinatarios: Dirección ejecutiva.

Resultados: Datos relevantes, en pocos indicadores que resumen mucha información, oportunos e integrados en un sistema claro y confiable.

Configuración: El tablero concentra información de las áreas clave exponiendo mediciones comparativas con datos históricos y con los objetivos corporativos. Presenta en forma numérica y gráfica, datos monetarios y relaciones físicas propias de la actividad de la empresa.

 

El TCG da respuesta a preguntas cruciales tales como:

¿Cuáles son los factores impulsores de mi rentabilidad?,

¿Qué productos aportan la mayor contribución y cuáles debo discontinuar?,

¿Cuánto gana o pierde realmente mi empresa, hoy?

.. y tantas otras que se formula el empresario cada día.

 

Frente a la saturación de información que la nueva tecnología informática ha generado, el TABLERO DE CONTROL GERENCIAL (TCG) viene a satisfacer necesidades específicas:

 

a.       Información vital concentrada para captar en treinta minutos la realidad de la empresa.

 

b.       Información inmediata para disponer de los datos necesarios que aseguren el correcto desarrollo de la estrategia,

 

w

Tablero de Control Gerencial

 

 

Armado con la arquitectura propia de cada empresa, el TABLERO DE CONTROL GERENCIAL presenta indicadores e informes que permiten monitorear con inmediatez el desempeño de los distintos sectores y la gestión de la empresa misma, TCG elimina el problema de recopilar manualmente la información diseminada en los diversos sectores donde se origina y el armado de laboriosas planillas de cálculo.

 

 

Sistemas ERP y Aplicaciones Analíticas

 

Un Sistema de Gestión Empresarial (ERP) soporta los procesos transaccionales de la organización y responde por módulos a las necesidades de gestión tales como recursos humanos, logística, ventas, área financiera, controlling. El objetivo central de los sistemas ERP es la automatización y gestión de las transacciones de la empresa, tales como la gestión de los pedidos de la organización, el control del movimiento de las mercancías, etc. Esto los convierte en la espina dorsal de la organización, pero por su naturaleza no responden a las necesidades de información y modelización necesarios para la alta dirección corporativa. Las aplicaciones analíticas aportan esta funcionalidad mediante la capacidad de modelizar, planificar y analizar la información transaccional que se encuentra en el interior de los ERP.

 

Cada vez más las empresas se están dando cuenta de que los sistemas ERP no son más que otro de los componentes de un conjunto de métodos y herramientas que permiten a la organización aportar el máximo valor añadido a su actividad. Dentro de estas herramientas y métodos es clave el contar con elementos que permitan conocer el estado actual y previsional de la organización respecto a estos indicadores de valor añadido. De ahí la importancia de las aplicaciones analíticas, que permite informar de los indicadores personalizados para cada uno de los responsables, tanto sobre la eficacia de sus procesos, como del grado de cumplimiento sobre una planificación corporativa de indicadores clave.

 

 

Aplicaciones analíticas independientes de los sistemas ERP transaccionales

 

Las Aplicaciones Analíticas se apoyan sobre informaciones originadas en los sistemas transaccionales de la empresa. En el modelo informático tradicional, el contar con información puntual y completa de la organización (toda la información transaccional) consistía en un esfuerzo ingente y que dejaba muy poco margen a trabajo posterior de análisis e integración. En el modelo actual, en el que se han impuesto los sistemas ERP, estos han simplificado de modo dramático el esfuerzo necesario para disponer de toda la información transaccional de la organización, esto permite disponer del tiempo necesario para realizar el esfuerzo estratégico, analizar y planificar la información.

 

El desarrollo de las Aplicaciones Analíticas como complemento a lo que ofrecen los sistemas ERPs ha permitido ofrecer a la organización el sistema para utilizar con una perspectiva estratégica la enorme cantidad de información que ofrecen los sistemas transaccionales.

 

El desarrollo de las Aplicaciones Analíticas como complemento a lo que ofrecen los sistemas ERPs ha permitido ofrecer a la organización el sistema para utilizar con una perspectiva estratégica la enorme cantidad de información que ofrecen los sistemas transaccionales. Así, las Aplicaciones Analíticas son sistemas independientes que integran datos de los sistemas transaccionales, en base a una serie de medidas e indicadores. La relación de una Aplicación Analítica y los sistemas transaccionales contará, de ser requerido, con un Data Warehouse, que puede ser el primer paso en la integración de la información transaccional de distintos orígenes en un modelo de datos global para toda la organización, y siempre estos datos se procesan mediante una herramienta OLAP (On Line Analytical Processing).

El punto de partida en una Aplicación Analítica es el proceso de planificación donde desde distintos niveles de la organización se presupuesta y planifican los indicadores del desempeño más importantes en dicho nivel. Este plan se desarrolla al mismo nivel al que se podrán integrar los datos transaccionales, de modo que puedan efectuarse todas las operaciones de seguimiento entre el plan y los datos reales. Esta fase de seguimiento o análisis permitirá conocer las tendencias, la rentabilidad, la segmentación de las ventas, la implicación de marketing en las ventas, etc. La modelización permite definir los escenarios, modelizar los márgenes por productos, hacer una simulación de los impactos de crecimiento o decrecimiento de las ventas, etc. Llegados a este punto podemos establecer que un sistema de este tipo permite integrar el conjunto de entidades funcionales de la empresa (dirección financiera, marketing, control de gestión, etc).

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SICOG

 

El Sistema de Control de Gestión (SICOG) es un software de apoyo automatizado al proceso de control de gestión que opera como base para la medición del desempeño gerencial en el ámbito operativo, en el contexto del corto plazo, e incluso del día a día.

 

SICOG permite medir el desempeño de los equipos gerenciales de las distintas áreas que la conforman, integrando todas las partes del negocio, creando una base de datos histórica de fácil manejo y haciendo seguimiento a los problemas.

 

SICOG ofrece una gran ventaja a las organizaciones como generador de modelos de control de gestión porque es un sistema de soporte gerencial cuya información es totalmente definida por el cliente, de acuerdo a la forma como opera la organización.

SICOG permite:

·         Definir cuáles ámbitos organizacionales desea controlar. Dentro de cada ámbito se podrán definir las variables e indicadores de gestión (modelo de control de gestión) que desee. En general, permite seguimiento al comportamiento de cualquier variable o conjunto de ellas que reflejen el estado de actividad de un proceso.

·         Adicionalmente, permite definir problemas, las acciones correctivas, los responsables de ejecutar las acciones y realizar ,de esta manera, el seguimiento a la ejecución. Asegurando el grado de eficacia y eficiencia en el proceso de control de la gestión.

Además, con SICOG se puede realizar:

·         Control del Comportamiento Financiero

·         Control Financiero a través del modelo de Gerencia Basada en Valor (EVA).

·         Control de la Ejecución Presupuestaria (gastos e inversiones).

·         Control de Costos.

·         Control del Area Operacional (Calidad, Productividad, Eficacia).

·         Seguimiento de Acciones Correctivas.

 

 

SAE

 

El Sistema de Análisis de Entorno S.A.E. es una poderosa herramienta que brinda apoyo en la toma de decisiones gerenciales porque permite evaluar los distintos escenarios de ocurrencia de los eventos. Este Sistema Automatizado permite dar apoyo en todo el proceso denominado Análisis del entorno, el cual consiste básicamente en hacer seguimiento continuo, permanente y sistemático de:

·         Matriz de Opinión acerca de asuntos claves (temas) de todos aquellos ACTORES que se consideren relevantes para la vida política, económica y social de una región.

·         Tendencias sobre escenarios políticos, económicos, sociales que puedan presentarse y que impacten la imagen, prestigio y capacidad del Gobierno Regional.

·         Posicionamiento de ACTORES claves respecto a acciones del Gobierno en asuntos de impacto significativo para la imagen gubernamental.

 

Beneficios

·          Induce una "metodología de trabajo" que ayuda a potenciar las capacidades de respuesta de la organización.

·          Estimula la visión analítica e integral, así como el trabajo sistemático de quienes tienen la responsabilidad de apoyar los procesos de toma de decisiones.

·          Induce a concentrar los esfuerzos en los problemas mas críticos para la organización.

·          Permite evaluar la gestión.

·          Crea memoria de la gestión desde el punto de vista institucional.

·          Estimula el ordenamiento mental de quienes analizan y toman decisiones.

·          Identifica plenamente las amenazas que pueden comprometer el éxito de la gestión.

 

Capacidades del Sistema

·          Facilita definir con precisión los asuntos y temas de interés.

·          Almacenar y estructurar los elementos de información básicos requeridos para el manejo de problemas.

·          Hacer seguimiento a la dinámica de cada asunto a través del registro de eventos y formulación de escenarios.

·          Alertar sobre tendencias reales hacia escenarios no deseados.

·          Registro de soluciones propuestas así como de opiniones de expertos con su respectivo tratamiento estadístico.

ü       Evaluar (ordinalizar) entre opciones-políticas o estrategias de solución a los problemas.

ü       Facilita el modelaje de situaciones de naturaleza conflictiva, facilitando a su vez la resolución de los mismos

 

 

CONCLUSIONES

 

 

El desarrollo tecnológico de los sitemas computacionales y de los de transmisión de datos continua a un ritmo impresionante. La computadora inicialmente vista por la gerencia como un instrumento podersos para procesar datos, hoy es considerada un eficaz medio en la toma de decisiones, en la planificación y en el control.

 

El sistema de información gerencial cumple una función primordial respecto a la toma de decisiones. Ayuda a los gerentes a realizar esa actividad suministrándoles la información necesaria y solucionando los problemas de optimización para ofrecerles una guía. Brinda la información que apoya en la toma de decisiones, desde el análisis orientado a los datos hasta la información centrada en modelos tendiente a apoyar las decisiones gerenciales.

 

La calidad de la información constituye un factor central en el SIG. La calidad puede medirse mediante factores como incerteza, oportunidad, rapidez, concisión, claridad, grado de detalle, pertinencia, actualidad, exactitud, precisión e integridad. El objetivo del SIG consiste en proporcionar información conforme a las exigencias de costo, beneficio y objetivos establecidos para esos factores de la calidad.

 

GLOSARIO

 

DATA MART: Datos de un área de negocio. Es el modelo de implementación que recoge en una base de datos, orientada al mundo de la decisión, información de una materia concreta, de un área de negocio, para los usuarios de un departamento.

 

DATA WAREHOUSE: Almacén de datos. Es el modelo de implementación que recoge en una base de datos, orientada al mundo de la decisión, información concerniente a todo el ámbito de la empresa, para todos los usuarios de la misma. También se utiliza para referirse a Bussiness Intelligence.

 

DRILL DOWN/DRILL UP: Mecanismo de navegación que permite desplazarse en una estructura (visión) multidimensional desde lo global hacia el detalle (drill down) o viceversa (drill up). Herramientas de data mining: (Minería de datos): Son herramientas que posibilitan, a los usuarios, analizar grandes cantidades de información con el propósito de descubrir indicadores de conocimiento (tendencias, segmentación, relaciones causales, etc).

 

Herramientas EIS/DSS: Son herramientas para la creación de entornos de acceso a la información que permiten la toma de decisiones basadas en información preprocesada, estructurada con alto nivel de resumen y bajo de detalle, presentada en un entorno gráfico del usuario muy intuitivo.

 

Herramientas OLAP: (On-Line Analytical Processing).- Facilitan a los analistas de negocios ejecutivos la navegación mediante la rotación de tablas, gráficos, mapas, técnicas de drill-down/up, a través de las múltiples dimensiones de los datos del entorno de business inteligence.

 

Herramientas de query RELACIONAL: Son herramientas que facilitan la creación de consultas complejas sin necesidad de que el usuario conozca la estructura de base de datos ni su codificación.

 

Herramientas de REPORTING: Son herramientas que permiten a los usuarios o departamentos de sistemas la creación y mantenimiento de informes impresos, en un entorno ágil, amigable y orientado al negocio.

 

 

HYPERION: Fabricante de herramientas analíticas estándar que se apoyan en la tecnología más avanzada y las herramientas OLAP, capaces de ofrecer ayuda real a los ejecutivos, que pueden desarrollar y revisar con rapidez y sencillez los planes que mejoran la efectividad de la empresa.

 

HYPERION ESSBASE OLAP SERVER: Es la plataforma empresarial para la elaboración de informes, análisis, modelos y presupuestos. Permite el acceso de lectura/escritura de múltiples usuarios, capacidad de almacenamiento de datos a gran escala, realización de cálculos analíticos sólidos y consultas OLAP sofisticadas (proceso analítico on-line).

 

INTELIGENCIA EMPRESARIAL:Técnicas y herramientas que permiten manipular la información y los datos existentes para extraer nuevos datos e informaciones, críticas para el éxito del negocio.

 

MOLAP: Multidimensional On-Line Analytical Processing. Es el OLAP cuando la Tecnología SGBDP es multidimensional.

 

PILLAR: Capacidad de manipular los datos de las bases de datos existentes y convertirlos en información critica.

 

ROLAP: Relational On-Line Analitical Processing; Es el OLAP cuando la Tecnología del SGBD es relacional.

 

SGBDM: Sistema Gestor de Bases de Datos Multidimensional, MDBMS; Multidimensional Database Management System.

 

SGBDR:Sistema Gestor de Bases de Datos Relacional, RDBMS; Relational Database Management System.

 

Web Browser: Es una arquitectura de implementación de las distintas herramientas que permiten que el usuario trabaje desde un navegador estándar a través de Internet/Intranet.


BIBLIOGRAFÍA

GIL PCHUAN., Ingnacio Sistemas y Tecnología de la de Información para la gestión.

 MURDICK, Robert G. y Jhon C. Munson. Sistemas de Información Administrativa. 2da. Edic. México, Prentice-Hall Hispanoamericana S.A. 1988. 

(1998, Marzo) La inteligencia empresarial como soporte a la estrategia corporativa [Documento en línea]. Inteligencia Empresarial Nº 1, España. Disponible: http://www.hyperion.com/view/inteligencia.com [Consulta 1999, Octubre 25].

 STRATEGOS-SICOG-SAE [Documento en línea]. Visión Software, Caracas. Disponible: http://www.vision-software.com [Consulta 1999, Noviembre 01].

 

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