A menudo escuchamos frases como "el fracaso se debió a una mala administración", "...no supo administrar los recursos con los que contaba", o "estuvo muy mal administrada". Ahora bien, ¿qué significa administrar? ¿Por qué es tan crucial? ¿Qué elementos se administran?
Empecemos desde lo básico: el objeto de estudio de esta disciplina es la ORGANIZACIÓN. Esta entidad se define como un sistema social compuesto por personas que disponen de recursos (materiales, inmateriales y humanos), realizan actividades y alcanzan metas y objetivos.
Es importante distinguir entre el término "empresa" y "organización". Si bien una empresa es un modelo de organización, no todas las organizaciones son empresas. La diferencia radica en que la empresa es de naturaleza lucrativa, centrada en obtener beneficios económicos. Sin embargo, otras organizaciones, como un hospital público, si bien necesitan recursos económicos, su actividad principal no busca obtener beneficios económicos directos.
Retomando la definición de organización, esta se trata de un sistema social que utiliza recursos para desarrollar actividades y lograr metas. Sin embargo, en toda organización, los recursos son limitados frente a las necesidades, lo que se conoce como "Principio de escasez Económica". Por ello, es esencial administrar estos recursos y coordinar los esfuerzos del grupo para obtener el máximo beneficio.
En resumen:
"Toda organización necesita una administración adecuada para un buen funcionamiento, encargada de aprovechar eficientemente los recursos disponibles."
La administración se define como la ciencia, técnica o arte que, mediante recursos humanos, materiales e inmateriales, busca alcanzar objetivos de forma óptima con el menor esfuerzo para obtener mayor utilidad.
Pero más allá de la definición técnica, la administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de los objetivos institucionales a través de un proceso administrativo.
La administración está estrechamente vinculada a todas las áreas funcionales de la empresa, ya que todas ellas poseen recursos que deben gestionarse.
Como mencionamos, en la empresa se establecen objetivos y metas, y la administración facilita su logro.
Otro objetivo fundamental de la administración es lograr que las empresas sean altamente productivas, obteniendo las máximas utilidades con el menor número de recursos.
Las funciones de la administración se simplifican en:
- Planeación
- Organización
- Dirección
- Control
Aunque existen otras como: Coordinar, gobernar, impulsar, entre otras.
Cada organización debe:
- Planificar sus actividades para alcanzar objetivos.
- Mantener una estructura organizada para operar eficientemente.
- Responder a las instrucciones de dirección.
- Someterse a una evaluación y control continuos para identificar errores y evitarlos.
En resumen, administrar es:
- Una actividad cooperativa con un objetivo.
- El proceso de coordinar los recursos de una entidad social para alcanzar eficientemente sus objetivos.
- Una ciencia social con principios técnicos y prácticas aplicables a grupos humanos para lograr objetivos de manera racional.
- Una ciencia que busca la satisfacción de objetivos institucionales mediante una estructura y esfuerzo humano coordinado.
- El proceso de trabajar con y a través de otras personas para lograr los objetivos de una organización formal.
- La coordinación de todos los recursos y personas para alcanzar los objetivos de la empresa.
- La dirección efectiva de una entidad social para alcanzar sus objetivos, basada en habilidades para guiar a sus integrantes.